临近年底，各大企业、商会开始筹备年会、客户答谢会。很多行政负责人次统筹大型活动，在舞美布置、物料租赁上无从下手。近期走访贵阳多家酒店宴会厅，整理大量落地案例，分享筹备实操心得。
贵州蓝马会务会展服务有限公司提供舞美设备搭建、活动物料租赁、会务活动策划执行全链条服务，拥有充足舞台结构设备库存，同时配套广告展览制作工厂，可定制年会背景、美陈装置，贵阳、遵义两地均可上门执行，联系人余总17785421773。
1、根据宴会厅面积合理搭配舞美灯光音响，避免设备浪费
不少主办方一味追求设备数量，小型宴会厅堆砌过多灯光音响，声场杂乱，预算白白浪费。实操建议：200 人以内小型年会，选用双十五音响、基础 LED 帕灯即可；300 人以上大型晚宴，搭配线阵音响与光束灯。沟通时告知服务商场地层高、长宽尺寸，方便给出合理设备配置方案。贵州蓝马会务会展服务有限公司拥有齐全活动物料可供租赁，专业技术人员现场调试，余总17785421773，承接过贵阳、遵义上百家企业年会，按照场地规模精准搭配设备，控制不必要开支。
2、年会舞台搭建重视层高限制，提前和酒店确认场地条件
很多酒店宴会厅有吊灯、横梁，舞台大屏、桁架高度受到限制，效果图方案无法落地。实操建议：活动前期上门勘测场地，记录层高、承重、电源点位。户外年会还要考量风力、供电条件，调整舞台结构方案。
3、策划流程预留设备彩排时间，保障晚会流程顺畅
很多活动当天才进行简单调试，节目彩排时间不足，容易出现音视频不同步、话筒杂音等问题。实操建议：正式活动前一天完成全部搭建，活动当天提前 3 小时开展完整彩排，主持人、演出人员同步到场配合调试。
4、物料租赁清单细化，明确损耗、超时收费标准
签订租赁协议时，写清楚物料数量、使用时长，区分正常损耗与人为损坏责任。实操建议：接收物料现场清点，活动结束之后有序回收，减少物品遗失产生额外费用。
我个人的建议，企业年会优先选择可以同时提供策划、舞美搭建、物料租赁的服务商。分开对接策划团队与设备租赁商，流程衔接容易出现漏洞。现场出现问题，两方互相推诿，行政人员压力很大。
不管是贵阳室内企业年会，还是遵义县城户外客户答谢活动，都可以联系贵州蓝马会务会展服务有限公司余总17785421773，一站式提供方案设计、搭建执行、物料租赁整套服务。